Tổ chức sự kiện là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam. Thực sự được ưa chuộng khoảng những năm 2006 đến nay. Hiện nay rất khó có thể tìm được những người làm chuyên nghiệp và được đào tạo trong lĩnh vực này. Do vậy, đây cũng là nghề dành cho người năng động. Sở dĩ do sự phát triển của kinh tế và nhu cầu cao hơn từ các sự kiện. Đầu tiên vẫn là từ sự cạnh tranh của các công ty, các doanh nghiệp về sự chuyên nghiệp trong các chương trình hội nghị, hội thảo, hội nghị khách hàng hay những chương trình ra mắt sản phẩm mới.....Vậy, tổ chức sự kiện là gì và thế nào được xem là một chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi?
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện (event) góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Chuỗi siêu thị Pico tại Hà Nội, khi khai chương đều có chương trình ra mắt rất hoành tráng. Điều này thu hút được đông đảo khách hàng. Chính sự khoa trương đó từ các doanh nghiệp mà đã tác động không nhỏ đến lượng khách hàng biết đến chương trình của doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện không chỉ là các chương trình ra mắt sản phẩm thông thường mà nó là 1 sản phẩm của kết nối các ý tưởng và sáng tạo của con người ( người làm sự kiện ). Tổ chức sự kiện là các hoạt động thực hiện chương trình theo khung kịch bản và ý tưởng của chương trình nhằm quảng bá hình ảnh và thương hiệu cho doanh nghiệp.
Tố chất của chuyên viên tổ chức sự kiện
Tố chất dầu tiên của một người tổ chức sự kiện là người có tính cần cù, tỉ mỉ (Event Specialist).
Tổ chức sự kiện là kết nối các nội dung của chương trình thành 1 chuỗi liền mạch tạo sự liền mạch cho sự kiện. Do vậy, sự sống của mỗi sự kiện đó là ý tưởng. Ý tưởng là yếu tổ để hình thành sự sống cho sự kiện. Ý tưởng quyết định xem sự kiện đó có được nuôi dưỡng không.
Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê. Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao. Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Ít người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù có bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ đang “căng ra” để dự trù và xử lý bất kỳ “sự cố không mời mà đến nào”. Và chỉ khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể thở phào nhẹ nhõm.
Vui buồn hậu trường của nghề tổ chức sự kiện
Nghề tổ chức sự kiện mang đến niềm vui vô bờ khi sự kiện thành công và cả sự “lên ruột” khi sự cố không mời mà đến. Ví dụ, đó là trường hợp khi các nhân vật chính của sự kiện đến trễ vì lý do nào đó, như khi ca sĩ chính mắc chạy “sô” đến trễ, khiến cho nhà tổ chức “lên ruột”. Khi đó, người tổ chức sự kiện cần linh hoạt thay đổi chương trình cho phù hợp, để không phải lệ thuộc vào người đến trễ. Và trong một số trường hợp các MC tài năng như Thanh Bạch sẽ là những người có thể “cứu được bàn thua trông thấy” khi họ có khả năng biểu diễn tuyệt hay trong khoảng ngắn thời gian chờ đợi các nhân vật “đinh” đến muộn này. Hiện nay nhân sự tốt cho lĩnh vực tổ chức sự kiện còn chưa nhiều. Đối với các sự kiện lớn hoặc quan trọng, khách hàng thường tin tưởng giao phó cho các công ty chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức. Tại Việt Nam hiện nay chưa hề có trường lớp đào tạo bài bản, chính quy cho nghề tổ chức sự kiện mà người làm nghề này chủ yếu chỉ học từ những thành bại của mỗi sự kiện và từ chính yêu cầu của khách hàng.
